Een grote puzzel: zo maakt Ringert jouw lesrooster

Hoe ziet jouw rooster eruit: pauzes van vier uur of juist van negen tot vijf les? Bij het maken van de roosters letten roostermakers van de HvA op allerlei zaken: ‘Het is één grote puzzel.’

HvanA sprak met Ringert Heij, roostercoördinator van de faculteit Gezondheid en daarnaast van de opleidingen fysiotherapie en ESP, de European School of Physiotherapy. Waar moet je op letten tijdens het maken van een rooster en welke kwaliteiten moet je als roostermaker bezitten?

 Studenten zijn vaak ontevreden over hun rooster. Waarom kun je niet iedereen tevreden houden?

 ‘Als roostermaker ben je afhankelijk van de beschikbaarheid van lokalen en van docenten, vooral dat laatste is een knelpunt. Bij de opleiding fysiotherapie hebben veel docenten een deeltijdfunctie en werken daarnaast in een praktijk. Hierdoor is hun beschikbaarheid soms beperkt, wat het rooster kan beïnvloeden.'

‘Om het rooster te verbeteren, proberen we gebruik te maken van een vast weekrooster. Daardoor weten studenten voor een langere periode waar zij aan toe zijn, en verschilt hun rooster niet per week.'

Hoe werkt dat: een rooster maken?

‘Het lijkt heel simpel. De opleiding levert de inhoud van het onderwijsprogramma aan. Dus hoeveel klassen er zijn, hoeveel onderwijs er moet worden gegeven en welke docenten er zijn. Ook krijgen we de beschikbaarheid van de docenten binnen.'

‘Als je al die informatie hebt, ga je puzzelen. We maken twee keer per jaar de roosters, voor elk semester een keer. Dat zijn twee intensieve periodes. Dan is het stevig doorwerken en soms lig ik ‘s avonds in mijn bed nog te schuiven met het rooster.’

‘Als het rooster af is, stuur je de conceptversie naar de opleidingen terug. Zij kunnen dan kijken of alles klopt. Dan moet er vaak nog het één en ander worden aangepast, staat er nog een vacature open of is de beschikbaarheid van een docent veranderd. Twee weken voordat het semester begint, wordt het rooster gepubliceerd.’

Welke kwaliteiten moet een roostermaker bezitten?

‘Nou, allereerst dat je het leuk vindt om puzzels op te lossen natuurlijk! Daarnaast denk ik ook dat het belangrijk is dat je een goed analytisch vermogen hebt om alle verschillende zaken te onderscheiden en te combineren.’

‘Ook is het belangrijk dat je communicatief sterk bent. Je moet kunnen uitleggen waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt. Soms moet je opleidingen ook teleurstellen, daarvoor moet je sterk in je schoenen staan.’

‘Flexibiliteit is ook belangrijk. Soms ben je twee maanden bezig met een rooster, en dan moet er toch nog wat veranderd worden. Dan moet je toch weer schuiven.’

Heb je wel eens een hele grote fout gemaakt?

‘Een echt grote fout niet. In het begin heb ik wel eens eerst alle werkcolleges ingeroosterd en kwam er daarna achter dat dat niet zo handig was. Toen kon ik weer helemaal opnieuw begonnen.’

‘De grootste fout die je kan maken, is dat je per ongeluk je hele rooster wist. Dan moet je alles opnieuw doen. Een andere roostermaker heeft ook een keer per ongeluk een tentamenzaal dubbel geboekt. Toen stonden daar studenten van twee verschillende opleidingen klaar om hun tentamen te maken. Ik zou er niet aan moeten denken dat mij zoiets overkomt.’