‘ICT-beheerders hebben soms letterlijk dag en nacht gewerkt’
Met man en macht werkte ICT Services aan de digitalisering van het onderwijs. Wat begon als filosoferen over online werkgroepen aan de koffietafel veranderde in dag en nacht werken. ‘Het is alle hens aan dek als de VPN eruit ligt, dan komt het prio-1-team meteen bij elkaar.’
(Heb het intro ingekort. Dit was het origineel: Met man en macht werkte ICT Services de afgelopen weken aan de digitalisering van het onderwijs. Wat begon als filosoferen over online werkgroepen aan de koffietafel veranderde al snel in dag en nacht werken. ‘Het is alle hens aan dek als de VPN eruit ligt, dan komt het prio-1-team meteen bij elkaar.’)
‘Een paar weken geleden zaten we nog aan de koffietafel te filosoferen over dat dit nog wel eens een mooie gelegenheid kon zijn om te laten zien wat Canvas allemaal te bieden had als online leeromgeving,’ grinnikt Bas Kroon. Hij en Rik Jager zijn Service Manager ICT Services van het domein (wat is dat?) onderwijs. Begin maart dachten ze nog aan een tijdspanne van weken. Maar twee dagen later kwam het besluit van de UvA: thuiswerken was vanaf dat moment de mores en alles kwam in een stroomversnelling terecht. (Suggestie: Maar al snel kwamen zowel de HvA als de UvA met het besluit om voorlopig thuis te werken, waardoor alles in een stroomversnelling terecht kwam.) ‘We moesten de schouders er flink onder zetten en sommigen hebben echt dag en nacht gewerkt, maar het is gelukt.’
Naast de toenemende werkdruk kregen de ICT’ers ook te maken met de ongemakken van het thuiswerken. Kroon: ‘Het is deze dagen niet alleen hectisch omdat er meer van ons wordt gevraagd, maar ook omdat vanuit huis werken met twee kinderen, die ook onderwijs nodig hebben, veel meer tijd vergt.’ Tijdens de videovergaderingen wordt duidelijk dat het vanuit huis lastig blijkt om werk en privé gescheiden te houden, soms letterlijk. ‘Het gebeurt niet zelden dat er in de online vergaderingen een kind op schoot zit of een baby op de arm ligt.’
Een week voor het besluit voelden ze bij ICT al wel nattigheid, vertelt Jager. ‘Steeds meer mensen vroegen zich af of er wel over het scenario “gebouwen sluiten” werd nagedacht. Toen hebben we al het een en ander aan vooronderzoek gedaan, en dat heeft ons later ook heel erg geholpen.’
Keep On Teaching-pagina
Om het onderwijs draaiende te houden was samenwerking met alle faculteiten nodig. Samen met tal van afdelingen als Teaching en Learning Centres en facultaire ICT-in-onderwijs-teams, en het productteam van Canvas, werd er een keep-on-teaching-model op gezet voor de UvA, vertelt Jager. ‘Dat is een joint effort geweest met al die teams. Geïnspireerd door pagina’s uit de VS waar ze wel vaker te maken krijgen met onderwijs dat moet worden stilgelegd, vanwege orkanen of vloedstromen hebben we de Keep On Teaching-pagina op Canvas opgezet.’ (deze termen zeggen me allemaal niks en het gaat ook niet over de HvA als ik het goed lees)
Beeld: Nina Bakker | Jopie Nooren
Op deze pagina konden docenten met vrijwel al hun vragen terecht. Jager: ‘Op deze pagina staat ons gezamenlijk advies voor de beste vormen van online onderwijs. Hierbij maken we een onderscheid tussen synchroon onderwijs, de werkgroepen, en asynchroon onderwijs, de hoorcolleges. Het advies was vooral: maak het niet te moeilijk voor jezelf, en probeer asynchroon onderwijs niet live te doen. Dat brengt allerlei eventuele problemen met zich mee die zijn opgelost met het inspreken van audio bij je PowerPoint in plaats van online een hoorcollege aan zeshonderd studenten te geven.’
De uitdaging lag vooral bij het online krijgen van de werkgroepen. Jager: ‘Daar wil je interactie. We hebben gekeken of er binnen Canvas een mogelijkheid was om een interactieve leerstijl te ondersteunen. Maar de netwerkleverancier van Canvas zou het niet aankunnen als de UvA daar gebruik van zou maken. Toen kwamen we al snel bij Zoom uit.’
Problemen met de VPN-verbinding
Naast het onderwijs, willen docenten en studenten gewoon bij hun documenten kunnen. Daarvoor kunnen ze gebruik maken van het Virtual Private Network (VPN), waarmee ze vanuit huis op het UvA-netwerk kunnen inloggen. Dat die VPN er in de afgelopen weken een paar keer uit lag, kwam voor Kroon niet als een verrassing. ‘Met de VPN moet je het zo zien: het is als een snelweg met auto’s. Je wil de auto’s over deze snelweg leiden omdat deze beveiligd is. Maar deze snelweg kan maar een bepaald aantal auto’s aan. Om te voorkomen dat het vastloopt verdubbelen we de capaciteit. Daarvoor is een configuratie nodig die de performance slimmer en makkelijker maakt.’
Het probleem is alleen dat je net zoals op een snelweg er niet aan kunt gaan verbouwen als er veel verkeer is. Dit wordt dus ’s nachts gedaan, buiten werktijden om. ‘Maar je moet je voorstellen dat de mensen die ’s nachts aan de weg sleutelen, om van een tweebaansweg naar vierbaans te kunnen, ook de mensen zijn die de volgende dag moeten zorgen dat alles in goede banen verloopt. Die beheerders hebben soms dag en nacht gewerkt.’
Niet iedereen bij ICT heeft rode alarmbellen die afgaan in huis, maar als de VPN eruit ligt kan er wel van een noodsituatie gesproken worden, vertelt Kroon. ‘Het is dan echt alle hens aan dek. We hebben een vast proces dat we dan doorlopen. Allereerst komt het prio-1-team bij elkaar. Daarin zitten onder meer de beheerders van ICT en communicatie. De belangrijkste vraag is dan “Wat is de status?” Als we denken te weten waar het probleem zit moeten we de configuratie aanpassen in de hoop op performance-winst. Dat gebeurt ’s nachts en dan is het fingers crossed voor de ochtendspits de volgende morgen. Als het niet werkt moeten we terug naar de tekentafel.’
Samenwerking
Reflecterend zijn beiden heel positief over de samenwerking binnen de HvA. ‘Het verliep niet alleen heel goed, we hebben ook meer dan ooit tevoren samengewerkt. Met een gemeenschappelijk doel konden we elkaar nu makkelijker vinden. We zijn trots op wat er is neergezet in zo’n korte tijd.’
Of werkgroepen via Zoom en ingesproken hoorcolleges de nieuwe standaard worden, weten ze niet. ‘De digitalisering van het onderwijs kan, we hebben het namelijk neergezet. De vraag is alleen of dit wenselijk is. En dat is aan de studenten en docenten om in te vullen, niet aan ons.’
